У многих компаний торговые представители могут собирать с клиентов небольшие суммы наличными и сдавать в кассу предприятия. Однако, когда клиенты находятся в других городах это очень неудобно, так как по пути обхода таких клиентов может скопиться крупная сумма денег. Это нехорошо с точки зрения безопасности как торгового представителя, так и предприятия. Кроме того, скорость поступления денег на счет предприятия низка, и, как следствие, задерживается формирование дебиторской задолженности клиента, что влияет на отгрузки этому клиенту.
В настоящее время банки предлагают специальные банковские карты, которые привязываются к счетам предприятия и позволяют зачислять деньги на расчетный счет через банкоматы с функцией приема денег. Такой механизм самоинкассации торговых представителей позволяет снизить риски хищений и увеличить скорость документооборота по дебиторской задолженности.
В Assistex есть возможность использования торговыми представителями самоинкассации, т.е. когда они сами сдают деньги на расчетный счет через банкомат.
Общая технология следующая:
1. Торговый представитель собирает с клиентов деньги. Каждое получение денег должно подтверждаться документом Assistex о получении денег с фотографией доверенности с отметкой клиента о передаче денег. Как только документ попадает в облако, он может быть отправлен кассиру по электронной почте для фиксации факта получения денег от клиента.
2. Торговый представитель с помощью специальной банковской карты инкассирует деньги через банкомат на расчетный счет компании. Факт инкассирования он должен подтвердить, создав документ «Инкассация» с приложением фотографии квитанции банкомата. В отчете по инкассации будут перечислены клиенты, получение денег от которых закрывает инкассированная сумма.
3. Отчет по инкассации , сразу после поступления в облако, отправляется по электронной почте кассиру, чтобы оформить кассовые чеки.
4. Периодически менеджеры получают от кассира чеки и развозят их по клиентам для отчетности по полученным доверенностям.
Особенностью российского законодательства о бухгалтерском учете является то, что кассовый чек должен быть оформлен в тот же день, в который торговый представитель положил деньги на счет через банкомат. Для этих целей кассир получает информацию о суммах по каждому клиенту по электронной почте, в отчете по инкассации, а, так же, общую сумму инкассированных денег.
Однако, сумма, полученная от клиента, обычно не бывает круглой, а банкоматы не принимают мелочь. Поэтому, торговый представитель кладет на счет сумму, кратную минимальной купюре, которую принимает банкомат. Такая кратность может привести к тому, что, формально, на конец дня, по кассовым чекам возникает либо недостача, либо излишек денежных средств. К этому крайне негативно относятся кассиры, т.к. реальных денег у них нет, а торговый представитель может находиться в другом городе.
Чтобы решить проблему округления инкассируемых средств, и, при этом, не получать расхождения между кассовыми чеками и расчетным (кассовым) счетом, Assistex действует по таким правилам:
1. Если торговый представитель сдает на счет денег меньше, чем принял от клиентов, то клиенту, которому не хватило денег для закрытия ДЗ будет выписано два чека: с текущей инкассации и со следующей, когда часть денег следующей инкассации закроет предыдущий долг.
2. Если торговый представитель сдает денег больше, чем принял, тогда эта переплата заносится на последнего клиента в отчете, т.е. корректируется задолженность клиента перед компанией. Для менеджера эта переплата "сгорает" и не учитывается в следующих инкассациях, а менеджер увидит, что дебиторская задолженность последнего клиента стала меньше на сумму переплаты или вообще стала кредиторской.
Таким образом, «долг» торгового представителя переходит на следующую инкассацию, а «переплата» не переходит. В случае переплаты торговому представителю нужно контролировать дебиторскую задолженность клиентов, чтобы понимать на кого из клиентов ушла сумма переплаты. Торговому представителю рекомендуется сдавать денег на счет меньше, чем он принял от клиента, в этом случае все деньги будут последовательно разноситься на клиентов, однако, для некоторых будут выписаны два кассовых чека.